Otavan Opisto siirtynyt sähköiseen opiskelijavalintaan

Käytännössä sähköisen allekirjoituksen käyttö tarkoittaa, että kun opiskelija hakee opiskelijaksi Otavan Opistoon, hän täyttää hakulomakkeen ja lähettää mahdolliset todistuksensa verkossa, jonka jälkeen oppilaitos tekee päätöksen opiskelupaikan myöntämisestä verkossa ja vahvistaa sen sähköisellä allekirjoituksella. Tämän jälkeen opiskelija ottaa vastaan opiskelupaikan vastaavalla tavalla Opiston lähettämässä linkissä, ja hyväksyy sähköisellä allekirjoituksellaan opiskelupaikan.

-Tämä vapauttaa aikaa mekaaniselta työltä opiskelijoiden ohjaukseen. Eli kun ei tarvitse enää viedä tietoja järjestelmään, tulostaa, lähettää postia jne. Myös tietojen hakeminen nopeutuu, kun niitä ei tarvitse paperiarkistosta hakea vaan koneelta, sanoo Otavan Opiston tietojärjestelmäpäällikkö Ville Venäläinen.

-Paperien lähettäminen on ollut työlästä ja hankalaakin, sillä opiskelijoitamme on ympäri maata, ja jopa ulkomailla.

Sähköinen allekirjoitus voidaan tehdä verkkopankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella, jota voi käyttää, kun puhelimen sim-kortille on asennettu erillinen ohjelma.

-Tämä on iso harppaus. Viime perjantaina järjestelmää käytettiin ensimmäisen kerran. Opiskelija haki opiskelupaikkaa ja lähetti myös todistuksensa sähköisesti. Linjanvetäjä katsoi hakemuksen ja hyväksyi hänet opiskelijaksi. Opiskelija kävi vielä saman päivän aikana kuittaamassa opiskelupaikan saatuaan sähköpostiinsa ilmoituksen asiasta. Aikaa meni hakemuksen meille tulosta yksi tunti 37 minuuttia, kertoo Venäläinen.

Samalla siirtyminen uuteen järjestelmään on ekologista.

-Kestävä kehitys on Opiston perusajatuksia. Siihen pyrimme, että paperia syntyy mahdollisimman vähän. Tämä ei toki ole suurin paperin lähde.

Koska kaikki tapahtuu verkossa, tietoturva ja verkkomurrot saattavat huolestuttaa.

-Samoja järjestelmiä käytetään kuin pankkiasioinnissa.

Turvallisuus on uhattuna myös perinteisessä arkistossa. Sinne murtautumalla tiedot saa haltuunsa. Myöskin aina joku vaitiolovelvollisuuden alainen henkilö näkee tiedot; kuten sähköisessäkin asioinnissa.

Uuden järjestelmän myötä myös opiskelijan oikeusturva paranee: yhteyden ottava henkilö on se, joka väittää olevansa.

Askel digitaalisessa Mikkelissä

Otavan Opiston hanke on osa Mikkelin kaupungin tavoitetta olla Suomen ensimmäinen digitaalisten palveluiden kaupunki. Mikkelin tavoitteina on uudistaa hallintorakenteensa ja palvelujen tuottamisen prosessit. Tässä työssä hyödynnetään uusia sähköisiä palveluita ja palveluratkaisuja.

-Kyseessä on pään avaus. Mikkelin kaupunki on tehnyt päätöksen digitalisoida mahdollisimman laajasti omat palvelunsa. Sähköinen vahva tunnistus ja digitaalinen allekirjoitus mahdollistavat paperittomat prosessit, ja samalla monta turhaa työvaihetta pystytään ohittamaan, sanoo Miktech Oy:n varatoimitusjohtaja Juha Ropponen.

-Digitaalisen kaupungin kehittäminen on nimenomaan tekoja, toteaa Mikkelin kaupungin kehitysjohtaja Soile Kuitunen.

-Digitaalisuuden arvo on kahtalainen. Ensinnäkin se helpottaa ihmisten elämää. Toiseksi, sillä saadaan myös tuottavuushyötyjä. Nämä kaksi asiaa yhdistyvät hyvin Otavan Opiston hankkeessa, sanoo Kuitunen. 

Otavan Opiston tietojärjestelmäpäällikkö Ville Venäläinen jatkaa.

-Tämä on yksi käytännön toteutus tällaisesta, miten asiointia kehitetään.

-Oleellista on, että tehdään asioita, ja tehdään niitä pienin askelin eikä megasuurta uudistusta kerralla. Nyt tehtiin tämä ja mennään eteenpäin, otetaan oppia seuraavaan askeleeseen.

Otavan Opisto on oppilaitos, joka tutkii, tuottaa, kehittää ja ylläpitää koulutuksen, opetuksen ja oppimisen palveluita. Kehittävä ja kokeilulaboratoriomainen toiminta perustuu tulevaisuudentutkimuksen lähestymistapoihin. Opisto toimii sekä internetissä että opistolla. Oppimisen metodeita ja ympäristöjä kehitetään molemmissa. 

Opistossa toimiva nettilukio ja nettiperuskoulu ovat sähköisen allekirjoituksen pääkäyttäjiä. Nettilukiossa on noin 600 opiskelijaa, nettiperuskoulussa 120. 

Otavan Opisto kuuluu Digitalmikkeli-verkostoon. Digitalmikkeli on Mikkelin seudulla toimiva osaamis- ja palvelukeskus arkistoinnin, digitoinnin, sähköisen asioinnin ja arkistoinnin alalla. Digitalmikkeli on verkosto, joka vastaa digitaalisuuden tuomiin kansallisiin ja kansainvälisiin haasteisiin. Digitalmikkeli-verkoston toimintaa koordinoi Miktech Oy. 

Lisätietoja antavat: 

Ville Venäläinen, Otavan Opisto, tietojärjestelmäpäällikkö
044 794 5102, ville.venalainen@otavanopisto.fi 

Mari Kivinen, Miktech Oy, ohjelmakoordinaattori, Digitalmikkeli
0440 361 626, mari.kivinen@miktech.fi